Post Scanning Service für digitale Unternehmen – effizient, sicher und ortsunabhängig

Tägliche Briefpost, digitalisiert und sofort per E-Mail zugestellt, unser Post Scanning Service ist die ideale Lösung für moderne Unternehmer:innen, die flexibel arbeiten und ihre Postprozesse automatisieren wollen.

Ob für Startups, Freelancer:innen oder digitale Nomad:innen: Mit unserem Service sparen Sie Zeit, behalten jederzeit den Überblick und haben Ihre Dokumente immer griffbereit – digital, durchsuchbar und sicher gespeichert.

Wir scannen Ihre eingehende Geschäftspost direkt am Tag des Eingangs und stellen sie Ihnen als durchsuchbare PDF-Datei bereit. Damit können Sie auch unterwegs wichtige Entscheidungen treffen, ohne auf den nächsten physischen Brief warten zu müssen.

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Vorteile unseres Post Scanning Service

Mit unserem Post Scanning Service erhalten Sie Ihre Geschäftspost täglich digitalisiert und direkt per E-Mail zugestellt – egal, wo Sie gerade arbeiten. So bleiben Sie jederzeit informiert, sparen wertvolle Zeit und behalten die volle Kontrolle über Ihre Korrespondenz.

  • Tägliche Digitalisierung Ihrer eingehenden Post

  • Durchsuchbare PDF-Dateien für schnelles Finden relevanter Inhalte

  • Zustellung per E-Mail – ortsunabhängig und sofort

  • Datenschutzkonform & sicher verarbeitet in Deutschland

  • Kontrolle über die eingegangene Post – alles digital archiviert

  • Persönlicher Support bei Fragen zur Einrichtung oder Nutzung

  • Zustellung der original Briefe zur Kontrolle

Ob im Coworking Space in Berlin, auf Reisen oder im Homeoffice – mit unserem digitalen Posteingang bleiben Sie stets informiert und handlungsfähig.

Was unser Angebot ausmacht

Unser Post Scanning Service ist mehr als nur ein digitaler Briefkasten: Wir bieten Ihnen ein ganzheitliches System, das physische Post effizient in digitale Arbeitsprozesse integriert.

So funktioniert es:
Wir nehmen Ihre eingehende Post an unserer Geschäftsadresse an. Die Post kann per Weiterleitung zu uns gelangen oder sie mieten bei uns eine virtuelle Geschäftsadresse. Eingehende Briefe scannen wir in hoher Qualität und wandeln sie in durchsuchbare PDFs um. Die Dateien senden wir Ihnen am selben Tag per E-Mail zu. Auf Wunsch können wir sensible Inhalte auch verschlüsselt zustellen.

Dokumentenarten:
Ob Rechnungen, Verträge, amtliche Schreiben oder Geschäftskorrespondenz, wir digitalisieren fast alles, was Ihnen zugestellt wird. Wir digitalisieren keine notariellen Urkunden mit Siegel und die von der Bank erhaltenen persönlichen PIN nur auf Wunsch.

Datenschutz & Sicherheit:
Wir arbeiten ausschließlich mit geschultem Personal an unserem Standort. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform, ohne Speicherung von Daten, mit Protokollierung und Zustellung der Original-Post.

Im Angebot enthalten:

  • Die Verarbeitung von bis zu 200 Briefe im Monat

  • Persönlicher Support

  • Monatliche Zustellung der Original-Post

Technische Grundlage:
Unsere Infrastruktur basiert auf führenden Systemen für Postdigitalisierung, wie sie auch von der Deutschen Post und etablierten Scan-Dienstleistern verwendet werden. Jedoch mit persönlichem Support, individuell, nahbar und flexibel für kleine Unternehmen gestaltet.

Für wen ist der Service geeignet? 

Unser Post Scanning Service richtet sich an Selbstständige und kleine Unternehmen, die unabhängig von Ort und Büro arbeiten möchten. Typische Kund:innen sind:

  • Digitale Gründer:innen & Startups, die keine feste Bürofläche benötigen

  • Kanzleien und Verwaltungen, die ohne Privatsphäre nicht auskommen

  • Remote-Teams, die zentral organisiert, aber dezentral arbeiten

  • Onlinehändler:innen, die eine virtuelle Geschäftsadresse benötigen

  • Holdingstrukturen, die Dokumente zwischen Standorten schnell verfügbar machen wollen

Auch wenn Sie viel reisen oder im Ausland leben, aber eine virtuelle Geschäftsadresse in Deutschland benötigen, ist unser digitaler Scan Service die perfekte Lösung.

Sie erhalten Ihre Post automatisiert, digitalisiert und übersichtlich – ideal für einen papierlosen Workflow.

Briefgeheimnis – Vertraulich. Sicher. Transparent.

Bei uns beginnt der Datenschutz bereits bei der Annahme der Post. Das Briefgeheimnis ist ein zentraler Bestandteil unseres täglichen Handelns und weit mehr als nur eine rechtliche Pflicht. Ihre Post wird diskret behandelt, nachvollziehbar verarbeitet und bleibt jederzeit vertraulich.

Unsere Sicherheitsprinzipien im Überblick:

  • Autorisiertes Fachpersonal mit geschulter Geheimhaltung

  • Zutritts geschützter Scanbereiche mit permanenter Überwachung

  • Lückenlose Protokollierung von Eingang, Öffnung, Scan und Zustellung

  • Vollmacht-basierte Legitimation für rechtssichere Verarbeitung

  • Vertrauliche Behandlung aller Dokumente

Digitale Sicherheit – Ihre Daten werden DSGVO-konform verarbeitet

Unser digitaler Briefkasten schützt Ihre Daten auf allen Ebenen: technisch, rechtlich und organisatorisch. Es findet keine Speicherung statt, keine Weitergabe an Dritte und keine Übertragung an Länder außerhalb der EU. Selbst unseren Mitarbeitenden ist es nicht möglich, die gescannten Briefe einer Kundin oder einem Kunden zuzuweisen.

Was das konkret für Sie bedeutet:

  • Keine Speicherung Ihrer Daten

  • Kein Datentransfer in Drittländer wie die USA

  • Keine Weitergabe an externe Dienstleister

Kundenstimmen

„Seit wir den Post Scan Service nutzen, läuft unsere interne Kommunikation deutlich effizienter. Keine verpassten Fristen mehr – alles ist digital, strukturiert und schnell verfügbar.“
— Lara K., Gründerin eines E-Commerce-Startups

„Ich arbeite ortsunabhängig und bin viel im Ausland unterwegs. Der Scan Service gibt mir die Sicherheit, keinen wichtigen Brief zu verpassen.“
 — Martin D., Remote-Consultant

Preisstruktur, die zu Ihrem Business passt

Ob Einzelunternehmen, GbR oder GmbH, bei uns richtet sich der Preis nach Ihrer Unternehmensform, nicht nach der Anzahl der Briefe. So bleiben die Kosten transparent, kalkulierbar und ohne Überraschungen. Für Gründungen und Startups bieten wir einen attraktiven Einstiegstarife von 55€ für die ersten 6 Monate

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FAQ – Häufige Fragen zum Post Scan Service

Unser Post Scanning Service richtet sich an Unternehmer:innen, die ortsunabhängig arbeiten und trotzdem jederzeit Zugriff auf ihre Geschäftspost haben wollen. Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um den digitalen Posteingang. Sollte Ihre Frage unbeantwortet bleiben, rufen Sie uns gerne an 030 814 535 240.

  • Mit unserem Post-Scan-Service empfangen Sie Ihre tägliche Briefpost digital: schnell, sicher und übersichtlich. Sie sparen Wege zur Post, vermeiden Papierchaos und behalten jederzeit den Überblick über wichtige Dokumente. So optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und bleiben flexibel – egal, wo Sie gerade arbeiten.

  • Ihre Post wird Ihnen automatisch als PDF per E-Mail zugestellt und das direkt am Tag des Eingangs. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Unterlagen, auch rückwirkend.

  • In der Regel wird Ihre Post noch am selben Werktag geöffnet und digitalisiert. Spätestens innerhalb von 24 Stunden steht Ihnen die digitale Version zur Verfügung. So bleiben Sie auch unterwegs jederzeit informiert und entscheidungsfähig.

  • Sie erhalten die digitalisierte Post direkt per E-Mail – als durchsuchbares PDF-Dokument. Tipp: Richten Sie sich ein intelligentes Postfach ein, welches alle eingehende E-Mail von unserer Adresse sammelt. Damit behalten Sie die Übersicht auch rückwirkend ohne Suchen.

  • Ja, selbstverständlich. Im Angebot ist bereits die monatliche Zustellung der Originale enthalten. Bei Zeitdruck oder bei wichtigen Dokumenten senden wir die Briefe auch gerne sofort zu.

  • Ja, unser Service erfüllt alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ihre Post wird ausschließlich an unserem Standort verarbeitet, weder gespeichert und auch nicht weitergegeben. Wir legen höchsten Wert auf Sicherheit, Diskretion und Transparenz.

  • Nein, Sie bleiben vollständig flexibel. Unser Post Scanning Service ist monatlich kündbar und passt sich Ihren geschäftlichen Anforderungen an. Ideal für Startups, Solo-Selbstständige und dynamische Unternehmen.

  • Fehler beim Scannen sind sehr selten und lassen sich unkompliziert beheben. Antworten Sie einfach auf die erhaltene E-Mail und wir führen den Scan erneut durch. Alternativ erreichen Sie uns auch telefonisch und wir kümmern uns direkt um Ihr Anliegen.

  • Grundsätzlich digitalisieren wir alle eingehenden Sendungen, egal ob Rechnung, Behördenpost oder Einschreiben. Ausgenommen sind nur besondere Dokumente wie versiegelte Urkunden oder PIN-Briefe, die rechtlich oder technisch nicht gescannt werden dürfen. In solchen Fällen informieren wir Sie und digitalisieren nur die erste Seite.

  • Ja, auch Einschreiben gehören zu unserem Service und werden sicher geöffnet, vollständig eingescannt und als PDF zur Verfügung gestellt. Der Umschlag wird zusätzlich dokumentiert, damit der Zustellnachweis erhalten bleibt. So haben Sie alle wichtigen und rechtlich relevanten Sendungen digital gesichert.

  • Auch Bank- und Kartenpost werden grundsätzlich verarbeitet, wenn ein Nachsendeauftrag aktiv ist. Manche Banken schließen allerdings bestimmte Briefe, wie TAN-Briefe, aus – hier ist der Einfluss begrenzt. Wir empfehlen in solchen Fällen, für besonders sensible Post eine alternative Zustelladresse wie Ihre Büroadresse oder eine Packstation zu nutzen.

  • Bei Einschreiben und gelben Briefen scannen wir zusätzlich den Umschlag mit ein. So sind alle relevanten Informationen, inklusive der Sendungsnummern, direkt in Ihrer E-Mail enthalten. Sie behalten damit jederzeit den vollständigen Überblick über den Versandnachweis.