Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen

Velt Studio GmbH
Urbanstraße 71
10967 Berlin
– nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ –

und

dem jeweiligen Kunden der Velt Studio GmbH
– nachfolgend „Verantwortlicher“ –


1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

(1) Gegenstand dieses Auftragsverarbeitungsvertrags ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Erbringung von Scan- und Digitalisierungsleistungen durch den Auftragsverarbeiter.

(2) Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Digitalisierung, Konvertierung und Bereitstellung von vom Verantwortlichen bereitgestellten Dokumenten.

(3) Die Verarbeitung beginnt mit Vertragsschluss und endet mit Abschluss der jeweiligen Scan-Leistung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.


2. Art und Zweck der Verarbeitung

  • Scannen von Papierdokumenten

  • Digitale Aufbereitung (z. B. PDF, Bilddateien)

  • Temporäre Speicherung zur Übergabe an den Verantwortlichen

Eine darüber hinausgehende Verarbeitung erfolgt nicht.


3. Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen

3.1 Arten personenbezogener Daten

Je nach Inhalt der überlassenen Dokumente, insbesondere:

  • Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)

  • Vertrags- und Kundendaten

  • sonstige personenbezogene Inhalte der Dokumente

3.2 Kategorien betroffener Personen

  • Kunden

  • Geschäftspartner

  • Mitarbeitende

  • sonstige in den Dokumenten genannte Personen


4. Weisungsrecht des Verantwortlichen

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.

(2) Weisungen ergeben sich insbesondere aus diesem AVV sowie aus dem Hauptvertrag.

(3) Erkennt der Auftragsverarbeiter eine Weisung als datenschutzwidrig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich.


5. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

(1) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich zur Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten.

(2) Diese umfassen insbesondere:

  • Zugangsbeschränkungen zu Räumen und Systemen

  • Zugriffsbeschränkungen für Mitarbeitende

  • sichere Handhabung physischer Dokumente

  • verschlüsselte Datenträger und Übertragungswege (soweit technisch möglich)

  • organisatorische Regelungen zur Datenlöschung

(3) Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.


6. Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass alle mit der Verarbeitung betrauten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtetsind.


7. Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern erfolgt nur, sofern dies zur Leistungserbringung erforderlich ist.

(2) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass mit Unterauftragsverarbeitern gleichwertige Datenschutzpflichten vereinbart werden.


8. Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen:

  • bei Anfragen betroffener Personen

  • bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO
    soweit dies im Rahmen der beauftragten Leistungen möglich ist.


9. Meldung von Datenschutzverletzungen

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten bekannt werden.


10. Löschung und Rückgabe von Daten

(1) Nach Abschluss der Scan-Leistung werden personenbezogene Daten gelöscht oder an den Verantwortlichen übergeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

(2) Physische Dokumente werden entsprechend der Vereinbarung zurückgegeben oder datenschutzkonform vernichtet.


11. Kontrollrechte

Der Verantwortliche ist berechtigt, die Einhaltung dieses AVV in angemessenem Umfang zu überprüfen oder entsprechende Nachweise zu verlangen.


12. Haftung

Es gelten die Haftungsregelungen des Hauptvertrags sowie die gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO.


13. Vertragsschluss und Einbindung in den Anmeldeprozess

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen der Velt Studio GmbH.

Der Vertrag kommt automatisch zustande, sobald der Verantwortliche:

  • die Scan-Services beauftragt und

  • im Rahmen der Anmeldung oder Beauftragung den Nutzungsbedingungen zustimmt.


14. Schlussbestimmungen

(1) Änderungen dieses AVV bedürfen der Textform.
(2) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
(3) Es gilt deutsches Recht.