Digitaler Briefkasten – Ihre Post digital und flexibel verwalten

Sie sind viel unterwegs, arbeiten remote oder möchten sich nicht mehr um analoge Post kümmern? Dann ist ein digitaler Briefkasten genau das Richtige für Sie. Er bietet Ihnen die Freiheit, Ihre tägliche Briefpost überall online zu empfangen – ob im Homeoffice, auf Reisen oder vom Co-Working-Space aus.

Bei uns erhalten Sie Ihre physische Post digitalisiert – als durchsuchbare PDF-Datei, per E-Mail oder direkt in Ihrem Google Drive. So behalten Sie den Überblick, sparen Zeit und sind immer erreichbar – unabhängig von Ihrem Standort. Der Service eignet sich ideal für Unternehmer:innen, Startups oder digitale Nomad:innen, die flexibel bleiben wollen, ohne dabei auf rechtssichere Zustellung zu verzichten.

Erleben Sie, wie einfach Post sein kann – mit unserem digitalen Briefkasten.

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Warum ein digitaler Briefkasten sinnvoll ist

Ein digitaler Briefkasten schafft Ordnung, wo sonst Papierstapel wachsen. Statt täglicher Gänge zum Briefkasten oder manuellem Scannen laufen Ihre Postprozesse automatisiert im Hintergrund. Das entlastet nicht nur den Kopf, sondern spart auch Ressourcen im Arbeitsalltag.

Ein digitaler Briefkasten löst Probleme des Arbeitsalltags:

  • Post empfangen, ohne physisch anwesend zu sein

  • Dokumente sofort als PDF online verfügbar

  • Kein lästiges Einscannen, kein Papierchaos

  • Zugriff von überall, auch vom Smartphone

  • Sicheres Archivieren und Weiterleiten Ihrer Post

  • Schneller Zugriff auf Rechnungen, Behördenpost oder Verträge

Kurz gesagt: Sie behalten jederzeit die Kontrolle über Ihre Geschäftspost und gewinnen wertvolle Zeit.

Was macht unseren digitalen Briefkasten besonders?

Mehr als nur digital: Wir übernehmen Verantwortung für Ihre gesamte Eingangspost, vom Brief bis zum Paket. Sollte einmal etwas Unvorhergesehenes eintreffen, melden wir uns direkt bei Ihnen. Zusätzlich erhalten Sie bei uns die Möglichkeit einer ladungsfähigen Geschäftsadresse, die Sie für Impressum, Gewerbeanmeldung und Behörden nutzen können.

  • Post täglich digitalisiert: Ihre Sendungen werden werktäglich geöffnet, gescannt und in Echtzeit als durchsuchbare PDF zur Verfügung gestellt.

  • Sofortiger Zugriff: Wir senden Ihnen die digitale Post per E-Mail oder stellen sie automatisch in Ihrem persönlichen Cloud-Ordner bereit (z. B. Google Drive).

  • Flexible Weiterleitung: Sie entscheiden, welche Originale weitergeleitet, archiviert oder vernichtet werden sollen – direkt online steuerbar.

  • Sicher & rechtlich zulässig: Unser digitaler Briefkasten ist DSGVO-konform und für Impressum, Gewerbeanmeldung und Behördenkommunikation nutzbar.

  • Keine versteckten Kosten: Klare Monatsgebühr, inklusive Scans, Archivierung und digitaler Zustellung.

So funktioniert der digitale Briefkasten

Der Ablauf ist darauf ausgelegt, Ihnen maximale Kontrolle bei minimalem Aufwand zu ermöglichen. Alle Schritte lassen sich digital steuern, ganz ohne manuelle Nacharbeit oder komplizierte Prozesse. So wird Ihre tägliche Post zum Teil Ihres digitalen Workflows.

1. Adresse erhalten:
 Sie erhalten eine persönliche Geschäftsadresse in Berlin oder lassen Ihre Post an uns weiterleiten.

2. Post empfangen:
 Wir nehmen Ihre tägliche Briefpost entgegen, von Behördenpost über Kundenbriefe bis zu Rechnungen.

3. Digitalisierung:
 Ihre Post wird geöffnet, gescannt und in durchsuchbarer Qualität als PDF aufbereitet.

4. Digitale Weiterleitung:
 Sie erhalten die gescannte Post per E-Mail zugesendet.

5. Zustellung der Originale:
Die eingegangene Post wird gesammelt und einmal monatlich an Sie weitergeleitet. Dieser Vorgang ermöglicht Ihnen, die eingegangene Post nochmals zu kontrollieren.

Für wen eignet sich der digitale Briefkasten?

Auch Unternehmen mit eigenem Büro profitieren vom digitalen Briefkasten – etwa, wenn sie ihre physische Eingangspost effizient digitalisieren möchten. Der Service entlastet interne Abläufe, spart Ressourcen und erleichtert die Zusammenarbeit mit Buchhaltung oder Steuerberatung. So entsteht ein durchgängiger, digitaler Informationsfluss – vom Briefkasten bis zur Cloud.

Unser Angebot richtet sich an alle, die ihre Geschäftspost flexibel, professionell und ortsunabhängig organisieren möchten:

  • Selbstständige & Freiberufler:innen, die keine feste Büroadresse haben

  • Startups, die wachsen, aber keine teure Infrastruktur aufbauen wollen

  • Remote-Teams, die deutschlandweit oder international arbeiten

  • Digitale Nomad:innen, die unterwegs erreichbar bleiben wollen

  • Onlineshop-Betreiber:innen, die ihre private Adresse schützen wollen

  • Unternehmer:innen, die Postprozesse automatisieren möchten

Sie nutzen bereits Tools wie Lexoffice, FastBill oder DATEV? Unsere digitale Zustellung lässt sich nahtlos integrieren.

Digitale Sicherheit – Kein Tracking, keine Speicherung, keine Cloud in den USA

  • Es werden keine Daten gespeichert

  • Keine Übertragung Ihrer Daten in Drittländer wie die USA

  • Keine Weitergabe an externe Dienstleister oder Werbenetzwerke

Briefgeheimnis – Sorgfalt, Protokoll, Vollmacht

Der Schutz Ihrer Post hat bei uns höchste Priorität. Alle Sendungen werden ausschließlich von geschultem Fachpersonal geöffnet und digitalisiert – diskret, nachvollziehbar und mit größter Sorgfalt. Jeder Schritt vom Eingang bis zur Zustellung wird dokumentiert: Wer, wann, wie – transparent und sicher. Mit Ihrer Vollmacht beim Start schaffen wir die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Post.

Unsere Sicherheitsstandards im Überblick:

  • Geprüfte Mitarbeitende

  • Protokolliert: Eingang, Scan, Zustellung

  • Vollmacht bei Anmeldung

Sicherheit und Datenschutz stehen bei uns an erster Stelle. Unser digitaler Briefkasten ist vollständig DSGVO-konform. Das heißt: Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet und bleiben unter Ihrer Kontrolle. Keine Weitergabe, keine versteckten Speicherungen, keine Kompromisse.

Was das konkret bedeutet:

Kundenstimmen

"Der digitale Briefkasten hat unseren Büroalltag revolutioniert. Keine verpasste Post mehr, alles sofort digital da, wo wir es brauchen."
 – Jana B., Gründerin eines Berliner Startups

"Als Freelancer bin ich oft unterwegs. Dank digitalem Posteingang kann ich flexibel arbeiten und bin trotzdem erreichbar."
 – Markus T., UX Designer

Einfach kalkuliert – monatlich planbar, alles drin

Ob Gründer:in, Verein oder GmbH, bei uns zahlen Sie nur den ausgemachten Festbetrag. Die Preise orientieren sich an Ihrer Unternehmensform, alle Leistungen wie Postannahme, Scans und Weiterleitungen sind inklusive. Die Abrechnung läuft automatisch per Lastschrift. Sie buchen einmal und der Rest läuft.

Unsere monatlichen Tarife:
• 55 € für Startups in den ersten 6 Monaten
• 65 € für Selbstständige und Freiberufler:innen
• 65 € für eingetragene Vereine und gGmbHs
• 95 € für Kapitalgesellschaften (z. B. UG, GmbH)
• 125 € für Holding-Strukturen mit mehreren Firmen

Ihr digitaler Posteingang für mehr Freiheit im Alltag

Ein digitaler Briefkasten ist mehr als nur ein praktisches Tool – er ist ein Booster er eigenen Produktivität.  Sie empfangen Ihre Post digital, haben alle Dokumente sofort griffbereit und sparen sich unnötige Wege und Wartezeiten.

Für Unternehmer:innen, Startups und alle, die remote arbeiten, ist der digitale Briefkasten die ideale Lösung, um professionell, rechtssicher und ortsunabhängig zu kommunizieren. Probieren Sie es aus – und erleben Sie, wie einfach digitale Post sein kann.

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FAQ – Häufige Fragen zum digitalen Briefkasten

Wie funktioniert der digitale Posteingang genau? In unseren Antworten finden Sie alles, was Sie zur Nutzung, Sicherheit und Weiterleitung Ihrer digitalen Geschäftspost wissen sollten. Sollte Ihre Frage unbeantwortet bleiben, rufen Sie uns gerne an: 030 814 535 240.

  •  Ihre Post wird werktäglich entgegengenommen, geöffnet und noch am selben Tag digitalisiert. Sie erhalten die Scans zeitnah per E-Mail oder in Ihrem Cloud-Ordner. So bleibt Ihre Kommunikation stets aktuell, auch wenn Sie nicht vor Ort sind.

  • Ihre Sendungen werden als durchsuchbare PDF-Dateien bereitgestellt. Diese sind ideal für die digitale Ablage und Volltextsuche in Ihrer Cloud oder Buchhaltungssoftware. So finden Sie wichtige Dokumente jederzeit schnell wieder.

  • Ja, Sie können jederzeit entscheiden, ob Sie bestimmte Originale zugesendet bekommen möchten. Diese werden gesammelt und regelmäßig an Ihre gewünschte Adresse verschickt. Alternativ können Sie auch eine sofortige Einzelsendung beauftragen.

  • Werbung wird von uns aussortiert und nicht digitalisiert, um Ihre Übersicht zu wahren. Wir konzentrieren uns ausschließlich auf geschäftsrelevante Post. Dadurch sparen Sie Speicherplatz und vermeiden unnötige Benachrichtigungen.

  • Der digitale Briefkasten des Virtual Business Hub ist vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren archiviert. Zugriff haben ausschließlich autorisierte Mitarbeitende mit Sicherheitsfreigabe.

  • Ihre digitalisierte Post wird Ihnen automatisch per E-Mail oder Cloud-Zugang (z. B. Google Drive, Dropbox) zugestellt. Sie können außerdem Benachrichtigungen aktivieren, sobald neue Dokumente verfügbar sind. So verpassen Sie keine wichtige Sendung mehr.

  • Sie können Ihren digitalen Briefkasten problemlos mit Automatisierungsdiensten wie Make.com oder zapier.com verbinden. Dadurch lassen sich Dokumente direkt an Buchhaltungs-, CRM- oder Cloud-Systeme übergeben. So automatisieren Sie Ihren gesamten Posteingang ohne manuelle Zwischenschritte.

  • Grundsätzlich wird jede eingehende Post digitalisiert, inklusive Rechnungen, Behördenpost und Einschreiben. Nur Sendungen, die durch das Scannen beschädigt würden – etwa versiegelte Notarurkunden – werden aus rechtlichen Gründen nicht vollständig erfasst. In solchen Fällen wird die erste Seite digitalisiert und Sie werden automatisch informiert.

  • Ja, auch Einschreiben werden im Rahmen unseres Services geöffnet, gescannt und als PDF bereitgestellt. Der Umschlag wird ebenfalls dokumentiert, um den Zustellnachweis zu sichern. So behalten Sie alle rechtlich relevanten Sendungen im Blick.

  • Diese Sendungen werden in der Regel mit erfasst, wenn ein Nachsendeauftrag besteht. Manche Banken schließen jedoch bestimmte Briefe aus, wenn sie eine Vorausverfügung hinterlegen. In diesem Fall empfehlen wir, für Bank- oder Kartenpost eine alternative Zustelladresse, etwa Ihr Büro oder eine Packstation, anzugeben.

  • Der Schutz Ihrer Daten und Ihres Briefgeheimnisses hat höchste Priorität. Unsere Scanzentren sind ISO-zertifiziert, überwacht und unterliegen strengen Zutrittskontrollen. Alle Arbeitsschritte sind standardisiert, dokumentiert und werden regelmäßig geprüft.

  • Selbstverständlich – Sie können jederzeit wählen, ob Ihre Originaldokumente sofort oder gesammelt versendet werden sollen. Bei der Sofortsendung erhalten Sie Ihre Post innerhalb weniger Werktage, bei der Sammelsendung in regelmäßigen Intervallen. Beide Optionen sind über Ihr Online-Portal flexibel steuerbar.

  • Die monatliche Grundgebühr beinhaltet das Scannen, Digitalisieren und die digitale Zustellung Ihrer Post. Für physische Weiterleitungen entstehen lediglich Porto- und Versandkosten gemäß unserem Preis- und Leistungsverzeichnis. Alle Preise sind transparent und werden Ihnen vor der Buchung angezeigt.